Die Geschäftsstelle als Dienstleister

Das leistet die Geschäftsstelle 

Die Geschäftsstelle ist in erster Linie Dienstleister für die Betriebe und Tochtergesellschaften und wird von den Mitarbeitern und den Fachdiensten in Anspruch genommen. Die Besonderheit der Geschäftsstelle liegt darin, dass sie verschiedene Funktionen und Aufgaben zu bewältigen hat: Sie ist Sitz der Stiftung und der Unternehmensführung und damit für die Umsetzung von Modernisierungs- und Projektvorhaben mit verantwortlich. Und sie hat für die Mitarbeiter im Unternehmen organisatorische Aufgaben zu übernehmen, die diese selbst nicht leisten können. 

Die konkreten Aufgaben

Die Geschäftsstelle hat die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens sicherzustellen und die Finanzgeschäfte ordentlich zu führen. Dienststellen und Wohnungen für Klienten sind bereitzustellen und zu bewirtschaften, damit Mitarbeiter und Besucher ihren Alltag angemessen gestalten können. Für das Unternehmen stellt die Geschäftsstelle die Computertechnik bereit, die den Mitarbeitern eine moderne Informationsverarbeitung ermöglicht und zugleich den Anforderungen des Datenschutzes entspricht. 

Im Rechnungswesen werden die Leistungsabrechnungen der Stiftungsbetriebe erstellt, Rechnungen versendet und die dazugehörigen Zahlungseingänge überwacht, im Bedarfsfall auch angemahnt. Die Personalabteilung sorgt neben der laufenden Sachbearbeitung für die Abrechnung der Gehälter für alle Mitarbeiter der Stiftung und ihrer Tochterbetriebe.

Gabriele Blechschmidt (2. v. l. stehend) ist seit 2001 Verwaltungsleiterin der Geschäftsstelle von LEBENSRÄUME. Ihr Team von 10 Mitarbeitern ist für Personal- und Rechnungswesen, Buchhaltung, Immobilienwirtschaft und IT zuständig. Seit  Juli 2017 ist die Geschäftsstelle in der Ludwigstraße angesiedelt. Die Mitarbeiter freuen sich über die schönen und gut strukturierten Räume in einer ehemaligen Lederwarenfabrik.  


Die Immobilienabteilung verwaltet die Dienststellen sowie die Wohnungen für Betreute, sorgt für die Zahlung der Ausgangsmieten und überwacht die Eingangsmieten. Die Buchhaltung erfasst alle Geschäftsvorfälle der Stiftung und ihrer Tochterfirmen, so dass sie nachvollziehbar und prüffähig werden. Die IT-Abteilung stellt die Computeranlage zur Verfügung, wartet und erweitert sie, damit Dokumentation, Sachbearbeitung und Kommunikation über Mail und Telefon funktionieren und den gesetzlichen Vorgaben, z.B. dem Datenschutzrecht entsprechen. Als Zentrale der Stiftung und ihrer Tochterfirmen organisiert die Geschäftsstelle interne Veranstaltungen und sorgt für die Postverteilung.  

Eine neue sozialwirtschaftliche Herausforderung

Die Funktion der Stiftung als Wohnungsvermieter wird zunehmend größer. Es fehlt an bezahlbaren Wohnungen. Sozial Schwächere haben massive Probleme, Wohnraum auf dem freien Markt zu bekommen. Die Stiftung Lebensräume mietet deshalb Wohnungen an und stellt sie für Betreute bereit, damit die gesetzlich verankerte Sozialarbeit überhaupt erst geleistet werden kann. Diese Aufgabe ist für die Geschäftsstelle sehr aufwändig: Neben der Akquise und Anmietung werden die Wohnungen ausgestattet und laufende Reparaturen übernommen. Mietausfälle sind zu kompensieren und die Endrenovierung ist zu leisten. Positiv ist, dass mittlerweile die Wohnprojekte von den Kostenträgern mit zusätzlichen Fachleistungsstunden für die WG-Betreuung zu der individuellen Bezugsbetreuung unterstützt werden. So können die Betreuungsmitarbeiter dazu beitragen, dass sich eine gute Hausgemeinschaft und ein förderndes Miteinander entwickeln. 

Das Arbeiten in der Ludwigstraße

Das Arbeiten in den neuen Räumen ist sehr angenehm. Auf drei Etagen konnte die Verwaltung neu strukturiert und Arbeitsschwerpunkte gebündelt werden. Auch ist Platz für zusätzliche Arbeitsplätze, die von den Betriebsleitern genutzt werden. So kann die Geschäftsstelle vieles auf kurzem Wege mit der Leitungsebene regeln, sie ist jetzt im direkten Kontakt zu den Betrieben. Das erleichtert auf beiden Seiten die Arbeit erheblich. Und die Betriebsleiter können sich mit ihren Ressortleitern in der Geschäftsstelle in Ruhe außerhalb des Alltagsgeschäfts austauschen und offene Fragen mit den Kollegen aus der Geschäftsstelle klären.

Der Gesetzgeber sorgt für neue Aufgaben

In den Arbeitsfeldern der Geschäftsstelle sind viele gesetzliche Vorgaben zu beachten, die sich auch noch laufend ändern. Änderungen im Sozialversicherungsrecht oder in der Organisation der betrieblichen Altersvorsorge beispielsweise schlagen dann bis in die Personalabteilung durch. Die Verabschiedung des Wohn- und Betreuungsvertragsgesetzes erfordert neue Absprachen und Verträge, wenn Betreute zugleich auch Mieter der Stiftung sind oder werden. Auch das Datenschutzgesetz muss beachtet und bei der Organisation der IT berücksichtigt werden. 

Eine große Veränderung bedeutet für Lebensräume als Erbringer von sozialen Leistungen das neue Bundesteilhabegesetz – BTHG, das zum 01.01.2017 in der ersten Stufe in Kraft getreten ist. Die daraus resultierenden Aufgaben sind nicht nur von der Geschäftsstelle, sondern in der Zusammenarbeit aller Mitarbeiter in Betreuung und Verwaltung zu bewältigen.  

Ein Beispiel: Konnte bislang eine stationäre Wohneinrichtung die Kosten für Betreuung und Unterkunft in einer Rechnung beim überörtlichen Sozialhilfeträger Landeswohlfahrtsverband (LWV) geltend machen, so werden demnächst die Bewohner selbst zu Mietern. Für die Finanzierung des Wohnraums wird dann der örtliche Sozialhilfeträger zuständig sein. Der bisherige Betreuungsvertrag ist zu ändern, ehemals stationäre Wohneinrichtungen sind den neuen gesetzlichen Vorgaben anzupassen und die Organisation der Dienstleistungen ist neu zu strukturieren.